長(zhǎng)期以來(lái)，我一直將Gmail收件箱用作待辦事項(xiàng)清單，對(duì)那些認(rèn)為這是個(gè)壞主意的人嗤之以鼻。但隨著職業(yè)發(fā)展，郵件數(shù)量增加，長(zhǎng)期責(zé)任也隨之而來(lái)，我開(kāi)始難以應(yīng)付每天的一兩封郵件。是時(shí)候放棄了嗎？絕不！一定有解決辦法。

答案是：Google Tasks。儘管這款工具自2008年就已存在，但很容易被忽視。在瀏覽器中，點(diǎn)擊Gmail收件箱頂部的Google應(yīng)用圖標(biāo)（一個(gè)三乘三的網(wǎng)格）時(shí)，它甚至不會(huì)出現(xiàn)。儘管缺乏宣傳，但Tasks已迅速成為我在管理PopSci的DIY欄目時(shí)不可或缺的工具。

如何將郵件移至Google Tasks

我的收件箱待辦事項(xiàng)清單最大的問(wèn)題之一是，幾乎不可能記住每封郵件對(duì)我意味著什麼。用彩色星標(biāo)標(biāo)記它們也沒(méi)用——我仍然需要瀏覽整個(gè)列表，主動(dòng)提醒自己每個(gè)星標(biāo)的含義以及每封郵件需要採(cǎi)取的具體行動(dòng)。現(xiàn)在，只需單擊或點(diǎn)擊一下，我就能將重要的郵件線程發(fā)送到Tasks。

在瀏覽器中選擇或打開(kāi)任何郵件，您都會(huì)在屏幕頂部看到添加到任務(wù)圖標(biāo)，它位於允許您刪除郵件或?qū)⑵錁?biāo)記為未讀的選項(xiàng)之間。它看起來(lái)像一個(gè)帶有復(fù)選標(biāo)記和一個(gè)小加號(hào)的圓圈。點(diǎn)擊它，您的郵件線程（或線程）將移動(dòng)到屏幕右側(cè)顯示的任務(wù)列表中。我喜歡在工作時(shí)保持此列表打開(kāi)，但如果您將其關(guān)閉，只需點(diǎn)擊右側(cè)的任務(wù)按鈕（一個(gè)帶有黃色和白色樣式複選標(biāo)記的藍(lán)色圓圈）。

在Gmail應(yīng)用程序中，您會(huì)在屏幕右上角的三個(gè)點(diǎn)下找到添加到任務(wù)。您還需要使用內(nèi)置於Android或作為iOS免費(fèi)下載的任務(wù)應(yīng)用程序才能在手機(jī)上使用此實(shí)用程序。

如何編輯Google Tasks

不過(guò)，您還沒(méi)完成。除非您喜歡任務(wù)重複郵件主題行，否則您應(yīng)該點(diǎn)擊任務(wù)本身並將其重命名為您記得住的內(nèi)容。例如，我無(wú)法回憶起我保存名為“Re: Fwd: Fwd: Re: PopSci DIY的6月份提案和1號(hào)和2號(hào)項(xiàng)目的5月份發(fā)票 收據(jù)”的任務(wù)的原因。不，這將保存為“評(píng)估Andy的提案”。

在瀏覽器或應(yīng)用程序中選擇任務(wù)也會(huì)為您提供其他編輯選項(xiàng)。您可以選擇截止日期和時(shí)間，以及決定它是否將是重複一定天數(shù)、週數(shù)、月數(shù)或年數(shù)的重複任務(wù)。但是，您無(wú)法創(chuàng)建不規(guī)則的事件，因此，如果您有每週一和周五重複的事件（例如員工會(huì)議），則必須創(chuàng)建單獨(dú)的任務(wù)。要包含更多信息，請(qǐng)更改詳細(xì)信息字段以添加任何註釋。

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無(wú)論您做什麼，任務(wù)都將通過(guò)包含主題行和信封圖標(biāo)的橢圓形按鈕與原始郵件線程關(guān)聯(lián)。點(diǎn)擊此按鈕，相關(guān)郵件將在您的收件箱中打開(kāi)。

不過(guò)，需要注意的是：我建議僅將Tasks用於您完全負(fù)責(zé)後續(xù)操作的郵件。如果您有很多任務(wù)，並給自己留下提醒“如果Jess沒(méi)有回復(fù)，則跟進(jìn)”，那麼在一周內(nèi)，郵件本身沒(méi)有任何內(nèi)容表明您何時(shí)將其鏈接到任務(wù)。如果Jess確實(shí)回復(fù)了並且郵件繼續(xù)進(jìn)行而您沒(méi)有跟蹤，您可能會(huì)迷路並最終發(fā)送不必要的後續(xù)郵件。

如何組織您的Google Tasks列表

除非您已自定義Tasks，否則每個(gè)新條目都會(huì)出現(xiàn)在列表頂部，無(wú)論您是直接從電子郵件、Tasks列表中的添加任務(wù)按鈕還是Tasks應(yīng)用程序中的加號(hào)按鈕添加它。 Google將此組織方案稱為我的順序，它允許您通過(guò)選擇任務(wù)、單擊其左側(cè)的六個(gè)點(diǎn)並將其拖動(dòng)到所需位置來(lái)移動(dòng)列表中的每個(gè)任務(wù)。在應(yīng)用程序中，按住任務(wù)，然後將其拖動(dòng)。如果您喜歡按重要性排序任務(wù)，此策略可能很有用。

另一個(gè)選項(xiàng)是點(diǎn)擊主菜單按鈕（瀏覽器中“添加任務(wù)”旁邊的三個(gè)垂直點(diǎn)，或Tasks移動(dòng)應(yīng)用程序右下角的三個(gè)水平點(diǎn)），然後在按排序下選擇日期。當(dāng)您為任務(wù)分配日期或時(shí)間時(shí)，最近的截止日期將顯示在列表頂部，任何沒(méi)有日期的內(nèi)容都將顯示在底部，包括新任務(wù)。

您還可以通過(guò)單擊三個(gè)垂直點(diǎn)，然後在瀏覽器中選擇的任務(wù)旁邊單擊添加子任務(wù)來(lái)創(chuàng)建子任務(wù)。在移動(dòng)應(yīng)用程序中，打開(kāi)任務(wù)並點(diǎn)擊添加子任務(wù)。該應(yīng)用程序還允許您將項(xiàng)目相互按住並拖動(dòng)，然後將其縮進(jìn)以創(chuàng)建子任務(wù)。如果電子郵件線程要求您執(zhí)行多項(xiàng)操作，這將非常有用，但根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，它在應(yīng)用程序中的效果要好得多。

如果您有很多任務(wù)，您可以通過(guò)創(chuàng)建多個(gè)列表來(lái)進(jìn)一步組織它們。只需點(diǎn)擊瀏覽器中Tasks側(cè)邊欄頂部的下拉菜單，或應(yīng)用程序左下角的三個(gè)水平線，然後點(diǎn)擊創(chuàng)建新列表。您可以通過(guò)轉(zhuǎn)到主菜單並選擇重命名列表來(lái)重命名任何列表。例如，您可以使用此功能來(lái)分離需要在家或工作中完成的事情的列表，或者與不同項(xiàng)目相關(guān)的列表。

隨著您對(duì)Tasks越來(lái)越熟悉，您可能希望深入了解。鍵盤快捷鍵是提高待辦事項(xiàng)效率的一種方法。 Google在瀏覽器的主菜單按鈕下提供這些快捷鍵的列表，但您可以通過(guò)在Windows上按Ctrl /或在Mac上按Cmd /來(lái)更快地訪問(wèn)它。

不過(guò)，我將在此處列出一些不錯(cuò)的待辦事項(xiàng)清單快捷鍵：

• 將任務(wù)標(biāo)記為已完成或未完成：空格鍵
• 進(jìn)入編輯模式：Enter
• 退出編輯模式：Esc
• 刪除任務(wù)：Backspace

如果您的列表在Gmail中變得難以處理，您也可以擴(kuò)大規(guī)模。 TasksBoard是一款適用於Google Tasks的桌面應(yīng)用程序，它允許您在一個(gè)大型看板上管理您的列表，同時(shí)與他人共享它們並將它們導(dǎo)出到Google表格（以及其他功能）。

還有一個(gè)適用於Google Tasks的Fullscreen，這是一個(gè)Google Chrome擴(kuò)展程序，它像一個(gè)新的瀏覽器標(biāo)籤或窗口中的桌面應(yīng)用程序一樣工作。但如果您像我一樣，您可能會(huì)對(duì)Gmail收件箱中簡(jiǎn)單的Tasks側(cè)邊欄感到滿意——至少目前是這樣。

以上是我使用Google任務(wù)將我的Gmail收件箱變成待辦事項(xiàng)列表，現(xiàn)在沒(méi)有人可以阻止我的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！