即使你擁有PC多年，你可能認(rèn)為不需要學(xué)習(xí)Microsoft Word技巧。畢竟，它已經(jīng)存在了40年，它的所有秘密早就被揭露了吧？哦，我們有消息要告訴你。

無(wú)論你經(jīng)常使用Word還是只在需要更新簡(jiǎn)歷時(shí)才打開(kāi)它，你都需要深入了解Word的功能，而不僅僅是加粗和下劃線。幸運(yùn)的是，我們深入研究了Word的各種選項(xiàng)，並找到了一些非常實(shí)用的技巧。

1. 使用Lorem ipsum工具創(chuàng)建虛擬文本塊

不經(jīng)常處理文字的人可能不知道Lorem ipsum是書(shū)面文字中的“虛擬語(yǔ)”。它只是一些無(wú)意義的文字——看起來(lái)像單詞的字母組合，幫助人們直觀地了解文本在網(wǎng)站、雜誌、書(shū)籍或樣式化文檔中的外觀。

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如果你更傾向於設(shè)計(jì)文檔而不是撰寫(xiě)文檔，或者喜歡通過(guò)調(diào)整頁(yè)面格式來(lái)拖延草稿的撰寫(xiě)，你可以在Word中使用Lorem ipsum。你甚至不需要打開(kāi)菜單——只需在頁(yè)面上的任何位置鍵入=Lorem()，然後按Enter鍵即可。

默認(rèn)情況下，此命令將創(chuàng)建五個(gè)簡(jiǎn)短的文本段落。如果這還不夠，你可以在括號(hào)內(nèi)添加數(shù)字來(lái)指定所需的段落數(shù)量。例如，如果你想要12個(gè)段落，請(qǐng)鍵入=Lorem(12)，然後儘情享受你的免費(fèi)文本吧。

2. 向你的作品添加實(shí)時(shí)時(shí)間戳

如果你有一個(gè)需要不斷更新當(dāng)前日期的文檔模板，Word提供了一個(gè)工具，可以讓你避免一邊看屏幕角落一邊自言自語(yǔ)“今天幾號(hào)？”的窘境。

你可以通過(guò)轉(zhuǎn)到插入選項(xiàng)卡並點(diǎn)擊插入日期和時(shí)間工具來(lái)向文檔添加時(shí)間戳——它是一個(gè)顯示日曆和時(shí)鐘的小圖標(biāo)，位於公式按鈕的左側(cè)。

在彈出的窗口中，你可以從許多時(shí)間格式中進(jìn)行選擇，例如經(jīng)典的兩位數(shù)“月/日/年”，甚至包括你將其插入文檔的確切秒數(shù)。默認(rèn)情況下，此功能是靜態(tài)的，除非你選中列表下方的自動(dòng)更新複選框。完成後，點(diǎn)擊確定即可。

如果你與其他國(guó)家的同事合作，或者使用非系統(tǒng)默認(rèn)語(yǔ)言，插入日期和時(shí)間窗口將提供一個(gè)下拉菜單，你可以在其中更改語(yǔ)言和日期格式選項(xiàng)。 Microsoft將立即顯示你已添加到操作系統(tǒng)的語(yǔ)言，因此，如果你需要使用未列出的語(yǔ)言，則需要通過(guò)設(shè)置，然後是時(shí)間和語(yǔ)言（Windows）或系統(tǒng)設(shè)置>常規(guī)>語(yǔ)言和地區(qū)（macOS）來(lái)添加它。

3. 在Microsoft Word中籤署文檔

曾經(jīng)，簽署通過(guò)電子郵件收到的文檔需要打印出來(lái)，簽名，然後拍照或掃描?，F(xiàn)在，Word允許你使用形狀選項(xiàng)來(lái)跳過(guò)物理簽名步驟。

轉(zhuǎn)到插入選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊形狀，然後選擇線條下的波浪線。這將允許你使用光標(biāo)作為筆來(lái)繪製你的簽名，然後你可以將其移動(dòng)到文檔中的任何位置，甚至可以隨時(shí)復(fù)制/剪切和粘貼它。當(dāng)然，用鼠標(biāo)繪製簽名並非易事，但多練習(xí)就會(huì)熟能生巧。

另一方面，如果你正在簽署重要文檔，並且無(wú)法忍受看到你顫抖的簽名永久存在，那麼還有另一種選擇。如果你訂閱了Office 365並且擁有PC，你可以使用觸控板和繪圖功能進(jìn)行簽名。

轉(zhuǎn)到繪圖選項(xiàng)卡，然後打開(kāi)使用觸控板繪圖上面的切換開(kāi)關(guān)。 Word會(huì)在屏幕上顯示一個(gè)矩形區(qū)域——用手指在觸控板上繪圖來(lái)填充它。你不需要按壓，只需滑動(dòng)你的手指即可。使用兩個(gè)手指將區(qū)域移動(dòng)到屏幕上的另一個(gè)位置（如果你需要選中一個(gè)複選框，這很有用），並在完成後按任意鍵。你的塗鴉將像你可以調(diào)整大小並在文檔中復(fù)制/剪切和粘貼的對(duì)像一樣。

4. 使用Microsoft的專注模式關(guān)閉干擾

Word（或任何文字處理器）都無(wú)法為你完成寫(xiě)作本身。你可以在其他地方尋找靈感，但最終，你的文字必須是你自己的。雖然聽(tīng)起來(lái)很簡(jiǎn)單，但做起來(lái)並不容易。

使用Microsoft的專注模式來(lái)避免分心。此功能會(huì)將你的文檔設(shè)置為全屏顯示，背景為黑色，因此除了打字之外，你幾乎沒(méi)有其他事情可做。默認(rèn)視圖甚至不會(huì)顯示主導(dǎo)航欄或包含你習(xí)慣使用的所有選項(xiàng)的功能區(qū)。但它們?nèi)匀淮嬖凇恍鑼⒅羔樢苿?dòng)到屏幕頂部，選項(xiàng)就會(huì)向下滾動(dòng)。哦，整個(gè)界面都是單色的，所以你不會(huì)被任何鮮豔的顏色分散注意力。

要激活專注模式，請(qǐng)轉(zhuǎn)到視圖並選擇專注。你可以在任何時(shí)候按Esc鍵退出此功能。

5. 讓W(xué)ord通過(guò)可讀性評(píng)分評(píng)估你的寫(xiě)作

正如我們所說(shuō)，Word無(wú)法為你撰寫(xiě)散文，但它可以作為有用的編輯器。該程序可以評(píng)估你的寫(xiě)作，並告訴你需要改進(jìn)的地方，以便你的文本適合你的目標(biāo)受眾。

在頁(yè)面上已經(jīng)有文字的情況下，轉(zhuǎn)到工具、拼寫(xiě)和語(yǔ)法，然後選擇編輯器。一個(gè)側(cè)邊欄將出現(xiàn)在屏幕右側(cè)，顯示你的寫(xiě)作的整體評(píng)分以及三個(gè)可以改進(jìn)的方面：拼寫(xiě)、語(yǔ)法和簡(jiǎn)潔性 。點(diǎn)擊每個(gè)方面以查看Word的建議。請(qǐng)記住，這只是一個(gè)程序，因此它的一些建議對(duì)你來(lái)說(shuō)毫無(wú)意義也是完全可能的。如果是這種情況，你可以選擇忽略它們。

側(cè)邊欄底部是神奇之處：點(diǎn)擊文檔統(tǒng)計(jì)信息，幾秒鐘後，你將看到一個(gè)窗口，其中包含有關(guān)文檔的詳細(xì)信息，例如單詞和句子的數(shù)量以及每個(gè)單詞的平均字符數(shù)。

但真正有趣的部分在可讀性下。在那裡，Word將根據(jù)Flesch可讀性評(píng)分和Flesch-Kincaid年級(jí)水平指數(shù)顯示你的文本評(píng)分。這兩個(gè)系統(tǒng)分別旨在確定文檔的可讀性，以及你的受眾應(yīng)該具備什麼閱讀水平才能完全輕鬆地理解它。

對(duì)於可讀性評(píng)分，數(shù)字越高，越容易理解。一般來(lái)說(shuō)，你希望你寫(xiě)的任何東西都在70到80之間，這意味著普通成年人應(yīng)該很容易理解。與此同時(shí)，F(xiàn)lesch-Kincaid指數(shù)使用美國(guó)教育體系的年級(jí)水平作為參數(shù)，可以幫助你判斷你的文本是否適合你的受眾——例如，如果你在一個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議上發(fā)言，高分不會(huì)成為問(wèn)題。

從頁(yè)面頂部到上面的段落，Word說(shuō)這個(gè)故事的可讀性評(píng)分為65，這並不理想，但這就是為什麼我們?nèi)匀恍枰斯ぞ庉嫷脑颉?（如果你想知道，在我編輯修改後，評(píng)分有所提高。）

6. 單擊即可選擇整個(gè)句子

說(shuō)到編輯，在Word中寫(xiě)作時(shí)，選擇文本是移動(dòng)句子和刪除無(wú)效內(nèi)容的最佳方法之一。

你可能使用諸如Shift 箭頭之類的快捷鍵來(lái)逐個(gè)字符選擇文本，以及Shift Option 箭頭（Mac）或Shift Control 箭頭（Windows）來(lái)逐個(gè)單詞選擇。如果你是一個(gè)“粗暴”編輯，你可能會(huì)直接三擊一個(gè)段落來(lái)選擇並刪除整個(gè)段落。但Word提供了另一個(gè)選項(xiàng)：?jiǎn)螕艏纯蛇x擇單個(gè)句子。訣竅是在執(zhí)行此操作時(shí)按住Command（Mac）或Control（Windows）。

7. 在重要的編輯點(diǎn)之間跳轉(zhuǎn)

一個(gè)更小眾但仍然有用的技巧是使用鍵盤(pán)快捷鍵在編輯之間跳轉(zhuǎn)。按Shift F5，Microsoft將帶你回到上次編輯文本的位置。再次按下它，你將回到之前的那個(gè)位置。

請(qǐng)記住，如果你的筆記本電腦或鍵盤(pán)將F鍵行用於其他功能（例如靜音電腦或調(diào)整屏幕亮度），你可能需要在該快捷鍵之前添加Function或Fn鍵。這將告訴你的電腦你正在使用F5作為F5，並且無(wú)意於，例如，調(diào)整鍵盤(pán)的背光。

這對(duì)於修改特別長(zhǎng)的文檔或處?kù)毒庉嫷淖钺犭A段（此時(shí)更改可能很少且彼此相距甚遠(yuǎn)）非常有用。

8. 查找和替換不可見(jiàn)字符

如果你曾經(jīng)難以處理格式複雜的文檔，或者想知道為什麼按Enter鍵不能提供正確的間距，你可能遇到了隱藏或不可見(jiàn)字符。

你看，文檔中的大多數(shù)內(nèi)容都有一個(gè)字符，即使是段落之間的空格也是如此。如果你需要查看你正在處理的內(nèi)容，你可以讓Microsoft通過(guò)按Command 8（Mac）或Ctrl Shift 8（Windows）來(lái)顯示它們。當(dāng)你這樣做時(shí)，你會(huì)看到許多新的字符以不同的顏色出現(xiàn)。一些最常見(jiàn)的字符包括單詞之間的懸掛點(diǎn)，代表單個(gè)空格，以及左向“P”，表示存在單個(gè)段落換行符。

你可能不會(huì)在簡(jiǎn)單的文檔中使用此快捷鍵，但如果你使用在Word或網(wǎng)上找到的模板，如果文件開(kāi)始出現(xiàn)故障，它可能有助於你理解問(wèn)題所在。

9. 使用密碼保護(hù)你的文檔

你寫(xiě)的東西並非所有的人都應(yīng)該閱讀，如果你想確保即使是最愛(ài)窺探的人也無(wú)法閱讀你正在處理的內(nèi)容，你可以使用密碼保護(hù)Word文檔。

根據(jù)你擁有的Word版本，你可能會(huì)通過(guò)點(diǎn)擊文件、信息，然後是保護(hù)文檔來(lái)找到此選項(xiàng)。接下來(lái)的菜單將列出你可以執(zhí)行的操作，例如限制編輯或僅允許特定人員訪問(wèn)文件。但如果你想採(cǎi)取更安全的措施，請(qǐng)選擇使用密碼加密並按照說(shuō)明操作。

為了確保一切都在需要的位置，請(qǐng)使用網(wǎng)格。在佈局選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊對(duì)齊，然後從下拉菜單中選擇查看網(wǎng)格線。此選項(xiàng)將立即在頁(yè)面的工作區(qū)域上疊加一個(gè)網(wǎng)格，你可以將其用作參考，以查看對(duì)象的放置位置或確保它們的大小相同。在“對(duì)齊”菜單上，你還可以點(diǎn)擊網(wǎng)格設(shè)置來(lái)自定義選項(xiàng)，例如對(duì)象將捕捉到的頁(yè)面區(qū)域或網(wǎng)格的大小。完成後，點(diǎn)擊確定保存你的設(shè)置。

以上是您現(xiàn)在需要學(xué)習(xí)的10個(gè)Microsoft Word Tips的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！