長期以來，我一直將Gmail收件箱用作待辦事項(xiàng)清單，對那些認(rèn)為這是個壞主意的人嗤之以鼻。但隨著職業(yè)發(fā)展，郵件數(shù)量增加，長期責(zé)任也隨之而來，我開始難以應(yīng)付每天的一兩封郵件。是時候放棄了嗎？絕不！一定有解決辦法。

答案是：Google Tasks。盡管這款工具自2008年就已存在，但很容易被忽視。在瀏覽器中，點(diǎn)擊Gmail收件箱頂部的Google應(yīng)用圖標(biāo)（一個三乘三的網(wǎng)格）時，它甚至不會出現(xiàn)。盡管缺乏宣傳，但Tasks已迅速成為我在管理PopSci的DIY欄目時不可或缺的工具。

如何將郵件移至Google Tasks

我的收件箱待辦事項(xiàng)清單最大的問題之一是，幾乎不可能記住每封郵件對我意味著什么。用彩色星標(biāo)標(biāo)記它們也沒用——我仍然需要瀏覽整個列表，主動提醒自己每個星標(biāo)的含義以及每封郵件需要采取的具體行動?，F(xiàn)在，只需單擊或點(diǎn)擊一下，我就能將重要的郵件線程發(fā)送到Tasks。

在瀏覽器中選擇或打開任何郵件，您都會在屏幕頂部看到添加到任務(wù)圖標(biāo)，它位于允許您刪除郵件或?qū)⑵錁?biāo)記為未讀的選項(xiàng)之間。它看起來像一個帶有復(fù)選標(biāo)記和一個小加號的圓圈。點(diǎn)擊它，您的郵件線程（或線程）將移動到屏幕右側(cè)顯示的任務(wù)列表中。我喜歡在工作時保持此列表打開，但如果您將其關(guān)閉，只需點(diǎn)擊右側(cè)的任務(wù)按鈕（一個帶有黃色和白色樣式復(fù)選標(biāo)記的藍(lán)色圓圈）。

在Gmail應(yīng)用程序中，您會在屏幕右上角的三個點(diǎn)下找到添加到任務(wù)。您還需要使用內(nèi)置于Android或作為iOS免費(fèi)下載的任務(wù)應(yīng)用程序才能在手機(jī)上使用此實(shí)用程序。

如何編輯Google Tasks

不過，您還沒完成。除非您喜歡任務(wù)重復(fù)郵件主題行，否則您應(yīng)該點(diǎn)擊任務(wù)本身并將其重命名為您記得住的內(nèi)容。例如，我無法回憶起我保存名為“Re: Fwd: Fwd: Re: PopSci DIY的6月份提案和1號和2號項(xiàng)目的5月份發(fā)票 收據(jù)”的任務(wù)的原因。不，這將保存為“評估Andy的提案”。

在瀏覽器或應(yīng)用程序中選擇任務(wù)也會為您提供其他編輯選項(xiàng)。您可以選擇截止日期和時間，以及決定它是否將是重復(fù)一定天數(shù)、周數(shù)、月數(shù)或年數(shù)的重復(fù)任務(wù)。但是，您無法創(chuàng)建不規(guī)則的事件，因此，如果您有每周一和周五重復(fù)的事件（例如員工會議），則必須創(chuàng)建單獨(dú)的任務(wù)。要包含更多信息，請更改詳細(xì)信息字段以添加任何注釋。

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無論您做什么，任務(wù)都將通過包含主題行和信封圖標(biāo)的橢圓形按鈕與原始郵件線程關(guān)聯(lián)。點(diǎn)擊此按鈕，相關(guān)郵件將在您的收件箱中打開。

不過，需要注意的是：我建議僅將Tasks用于您完全負(fù)責(zé)后續(xù)操作的郵件。如果您有很多任務(wù)，并給自己留下提醒“如果Jess沒有回復(fù)，則跟進(jìn)”，那么在一周內(nèi)，郵件本身沒有任何內(nèi)容表明您何時將其鏈接到任務(wù)。如果Jess確實(shí)回復(fù)了并且郵件繼續(xù)進(jìn)行而您沒有跟蹤，您可能會迷路并最終發(fā)送不必要的后續(xù)郵件。

如何組織您的Google Tasks列表

除非您已自定義Tasks，否則每個新條目都會出現(xiàn)在列表頂部，無論您是直接從電子郵件、Tasks列表中的添加任務(wù)按鈕還是Tasks應(yīng)用程序中的加號按鈕添加它。Google將此組織方案稱為我的順序，它允許您通過選擇任務(wù)、單擊其左側(cè)的六個點(diǎn)并將其拖動到所需位置來移動列表中的每個任務(wù)。在應(yīng)用程序中，按住任務(wù)，然后將其拖動。如果您喜歡按重要性排序任務(wù)，此策略可能很有用。

另一個選項(xiàng)是點(diǎn)擊主菜單按鈕（瀏覽器中“添加任務(wù)”旁邊的三個垂直點(diǎn)，或Tasks移動應(yīng)用程序右下角的三個水平點(diǎn)），然后在按排序下選擇日期。當(dāng)您為任務(wù)分配日期或時間時，最近的截止日期將顯示在列表頂部，任何沒有日期的內(nèi)容都將顯示在底部，包括新任務(wù)。

您還可以通過單擊三個垂直點(diǎn)，然后在瀏覽器中選擇的任務(wù)旁邊單擊添加子任務(wù)來創(chuàng)建子任務(wù)。在移動應(yīng)用程序中，打開任務(wù)并點(diǎn)擊添加子任務(wù)。該應(yīng)用程序還允許您將項(xiàng)目相互按住并拖動，然后將其縮進(jìn)以創(chuàng)建子任務(wù)。如果電子郵件線程要求您執(zhí)行多項(xiàng)操作，這將非常有用，但根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，它在應(yīng)用程序中的效果要好得多。

如果您有很多任務(wù)，您可以通過創(chuàng)建多個列表來進(jìn)一步組織它們。只需點(diǎn)擊瀏覽器中Tasks側(cè)邊欄頂部的下拉菜單，或應(yīng)用程序左下角的三個水平線，然后點(diǎn)擊創(chuàng)建新列表。您可以通過轉(zhuǎn)到主菜單并選擇重命名列表來重命名任何列表。例如，您可以使用此功能來分離需要在家或工作中完成的事情的列表，或者與不同項(xiàng)目相關(guān)的列表。

隨著您對Tasks越來越熟悉，您可能希望深入了解。鍵盤快捷鍵是提高待辦事項(xiàng)效率的一種方法。Google在瀏覽器的主菜單按鈕下提供這些快捷鍵的列表，但您可以通過在Windows上按Ctrl /或在Mac上按Cmd /來更快地訪問它。

不過，我將在此處列出一些不錯的待辦事項(xiàng)清單快捷鍵：

• 將任務(wù)標(biāo)記為已完成或未完成：空格鍵
• 進(jìn)入編輯模式：Enter
• 退出編輯模式：Esc
• 刪除任務(wù)：Backspace

如果您的列表在Gmail中變得難以處理，您也可以擴(kuò)大規(guī)模。TasksBoard是一款適用于Google Tasks的桌面應(yīng)用程序，它允許您在一個大型看板上管理您的列表，同時與他人共享它們并將它們導(dǎo)出到Google表格（以及其他功能）。

還有一個適用于Google Tasks的Fullscreen，這是一個Google Chrome擴(kuò)展程序，它像一個新的瀏覽器標(biāo)簽或窗口中的桌面應(yīng)用程序一樣工作。但如果您像我一樣，您可能會對Gmail收件箱中簡單的Tasks側(cè)邊欄感到滿意——至少目前是這樣。

以上是我使用Google任務(wù)將我的Gmail收件箱變成待辦事項(xiàng)列表，現(xiàn)在沒有人可以阻止我的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！